Optimierte Dokumentenverwaltung – Automatisierung für mehr Effizienz und Compliance
Fallstudie
Ausgangslage: Effiziente Dokumentenverwaltung für ein integriertes Managementsystem
Unser Kunde, ein mittelständisches Produktionsunternehmen, stand vor der Herausforderung, seine Dokumentenverwaltung zu optimieren. Die manuelle Verwaltung im Rahmen ihres integrierten Managementsystems führte zu Problemen bei der Aktualisierung, Versionsverwaltung, Freigabe und Verteilung von Dokumenten.
Diese Ineffizienzen beeinträchtigten nicht nur die Prozesssicherheit, sondern auch die Compliance des Unternehmens. Zudem gab es Schwierigkeiten bei der digitalen Dokumentenlenkung und der Mitarbeiterschulung, was zu einer unübersichtlichen und fehleranfälligen Informationsverteilung führte.
Zielsetzung: Automatisierung für mehr Effizienz und Compliance
Das Hauptziel unseres Projekts war die Einführung einer automatisierten Lösung, die die regelmäßige Prüfung der Dokumente durch die verantwortlichen Personen sicherstellt. Wir wollten den Informationsfluss durch einen mehrstufigen Workflow für die Erstellung, Freigabe und Verteilung von Dokumenten optimieren.
Die Lösung sollte zudem eine benutzerfreundliche Oberfläche im Corporate Design bieten und in die bestehende Single Sign-On (SSO)-Lösung des Unternehmens integriert werden, um die Nutzung zu erleichtern und die Effizienz zu steigern.
Innovative Lösung: Automatisierte Workflows und Cloud-Technologie
Unser Team entwickelte eine umfassende Lösung, die auf modernster Workflowautomatisierung und cloudfähiger Webtechnologie basiert. Der Prozess begann mit einer detaillierten Bedarfsanalyse, gefolgt von einem maßgeschneiderten Systemdesign. Die Integration der Lösung erfolgte schrittweise, um eine reibungslose Anpassung an die bestehenden Systeme zu gewährleisten.
Ein wesentlicher Bestandteil unserer Lösung war die Automatisierung der Versionsverwaltung und der Prüfintervalle. Dies wurde durch regel basierte Freigabeschritte und zentrale Informationsketten erreicht, die eine klare Übersicht für Mitarbeiter und Management bieten.
Unser Team aus erfahrenen Entwicklern arbeitete eng mit dem Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass die Lösung optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist.
Messbare Ergebnisse: Zeitersparnis und Fehlerreduktion
Die Implementierung der automatisierten Lösung führte zu erheblichen Verbesserungen im Dokumentenhandling des Unternehmens. Die Zeit, die zuvor für die manuelle Verwaltung aufgewendet wurde, konnte deutlich reduziert werden. Gleichzeitig sank die Fehlerquote bei der Dokumentenverwaltung, was die Prozesssicherheit und Compliance signifikant erhöhte. Die Mitarbeiter lobten die benutzerfreundliche Oberfläche und die klare Struktur der neuen Lösung, die den täglichen Arbeitsablauf erheblich erleichterte.
Fazit: Nachhaltige Effizienzsteigerung und Ausblick
Durch die erfolgreiche Implementierung der automatisierten Dokumentenverwaltung konnte das Unternehmen nicht nur seine Effizienz steigern, sondern auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sichern. Diese Fallstudie zeigt, wie maßgeschneiderte Automatisierungslösungen nachhaltige Verbesserungen erzielen können. Wir freuen uns darauf, auch in Zukunft mit dem Unternehmen zusammenzuarbeiten, um weitere Prozesse zu optimieren und die Digitalisierung voranzutreiben.