Automatisierung von Lead-Management für einen PE-Folien-Hersteller

Ausgangslage: Herausforderungen im Lead-Management

Unser Kunde, ein Hersteller von Polyethylen-Folien, ist bekannt für seine hochwertigen Produkte. Um seine Marktposition weiter auszubauen und neue Kunden zu gewinnen, sah sich das Unternehmen jedoch mit einer Herausforderung konfrontiert: Die manuelle Verwaltung von Interessenten, die über die Plattform „Wer Liefert Was“ (WLW) generiert wurden.

Die Profilbesuche und Leads wurden in CSV-Dateien zur Verfügung gestellt, die das Verkaufsteam händisch herunterladen und verteilen musste. Diese zeitaufwendige und fehleranfällige Methode hinderte das Team daran, schnell auf potenzielle Kunden zu reagieren und ihre Effizienz zu steigern.

Zielsetzung: Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Die Hauptziele der Automatisierung waren klar definiert: Reduzierung des Zeitaufwands für das Lead-Management, Minimierung menschlicher Fehler und Verbesserung der Zugänglichkeit der Leads für das remote arbeitende Verkaufsteam. Das Unternehmen wollte sicherstellen, dass alle Leads zeitnah und zentralisiert in ihrem CRM-System verfügbar sind, um die Reaktionszeiten zu verkürzen und die Conversion-Raten zu erhöhen.

Durch die Implementierung einer RPA-Lösung (Robotic Process Automation) sollte der gesamte Prozess von der Lead-Generierung bis zur Bereitstellung der Informationen an das Verkaufsteam automatisiert werden.

Lösungsansatz: Implementierung eines RPA-Bots

Um die genannten Ziele zu erreichen, entwickelten wir einen maßgeschneiderten RPA-Bot, der den Download der CSV-Dateien von WLW automatisierte. Der Prozess begann mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe und der Identifikation der Schritte, die automatisiert werden konnten. Nach der Planung und Entwicklung des Bots wurde dieser in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens integriert.

Der RPA-Bot wurde so konzipiert, dass er regelmäßig die WLW-Plattform abfragt, die neuen Leads herunterlädt und diese Daten dann automatisch mit dem CRM-System abgleicht. Dieser Prozess reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern sorgt auch dafür, dass die Leads sofort im CRM-System verfügbar sind. Das Verkaufsteam kann nun über eine benutzerfreundliche Web-Anwendung auf die Leads zugreifen, was die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams erheblich verbessert.

Das Projektteam bestand aus erfahrenen Entwicklern, die eng mit dem Kunden zusammenarbeiteten, um sicherzustellen, dass die Lösung den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht wurde. Der Austausch von Ideen und die enge Zusammenarbeit führten zu einer Lösung, die nicht nur funktional, sondern auch benutzerfreundlich ist.

Ergebnisse: Effizienz und Zufriedenheit

Die Implementierung des RPA-Bots brachte sowohl quantitative als auch qualitative Ergebnisse. Innerhalb der ersten Monate nach der Einführung konnte das Unternehmen den Zeitaufwand für das Lead-Management erheblich reduzieren.

Das Verkaufsteam erhielt die Leads nun in Echtzeit, was die Reaktionszeit auf Interessenten signifikant verbesserte. Feedback von den Teammitgliedern war durchweg positiv: „Die Automatisierung hat unseren Arbeitsalltag revolutioniert. Wir können uns jetzt auf das Wesentliche konzentrieren – den Verkauf!“

Darüber hinaus führte die zentrale Bereitstellung der Leads zu einer besseren Zusammenarbeit im Team, da alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die neuesten Informationen hatten.

Fazit: Ein erfolgreicher Schritt in die Zukunft

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Implementierung des RPA-Bots nicht nur die Effizienz des Lead-Managements erheblich gesteigert hat, sondern auch das gesamte Verkaufsteam motiviert und produktiver gemacht hat. Der Kunde plant bereits weitere Automatisierungsprojekte, um auch andere Geschäftsprozesse zu optimieren. Wir freuen uns auf die zukünftige Zusammenarbeit und darauf, dem Unternehmen weiterhin innovative Lösungen anzubieten, die seinen Erfolg unterstützen.